エクセル業務効率化ツールの開発に対応!ツールがもたらす業務改善効果

エクセル業務効率化ツールの開発に対応!ツールがもたらす業務改善効果


エクセル業務効率化ツールの開発に対応!ツールがもたらす業務改善効果

働き方改革やテレワーク推進が叫ばれる昨今、注目を集めているのが業務効率化ツールです。しかし、ツールを導入する必要性がわからない、あるいは、どのツールを選べばよいのか迷っているという中小企業も少なくありません。こちらでは、ソフトウェア開発に取り組むハヤトテックが、業務の効率化にツールを活用するべき理由やメリット、ツールの種類と選び方、注意点などをご紹介いたします。

業務効率化のカギとなるツールの導入

業務効率化は中小企業にとって大きな課題です。中には業務効率化ツールの導入を検討している企業もあるのではないでしょうか。中小企業が業務効率化を図るうえで、ツールが持つ力は大いに役立ちます。業務を効率化できれば、生産性の改善や労働時間の大幅な短縮なども期待できるでしょう。

キーボードを打つ男性

業務の効率化にツールを活用すべき理由

業務の効率化に向けて、中小企業がツールを活用するべき理由は以下のとおりです。

◇テレワークによって必要性が高まっているため

日本では2019年に働き方改革法案が本格的に施行されました。長時間労働に対する規制が行われたことで改めて注目されたのが、業務効率化による生産性の向上です。また、新型コロナウイルスの拡大により、テレワークを導入する企業が増えたことも要因の一つです。オフィスとテレワークの生産性に差が出ないよう、ITツールを導入して働きやすい環境を整備する企業が増えています。業務効率化ツールは、テレワークを進める企業にとって必要不可欠な存在といえます。

◇業務効率化の目的を明確にするため

業務の効率化を図るにあたり、社内の課題を整理する企業も多いです。システム化したい理由を共有し、意思統一を試みるかもしれません。その後、システム化する業務の範囲を明確にしながら、管理方法の調査・整理をする必要があります。さらに、パッケージに業務を合わせるのか、それともシステムに業務を合わせるのかといった具体的な方針を検討したら、いよいよシステム化の導入を進めるという流れになります。なお、業務効率化の目的が曖昧なままシステム化すると、社内での意思統一がうまくいかないおそれがあります。様々な場所で認識のずれが生じると、業務効率を下げる原因となりかねません。ツールを導入する際は、自社の課題を洗い出すことで業務効率化の目的自体が明確になります。

会議

ツールの導入で得られるメリット

業務効率化のためにツールを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

◇人件費を削減できる

ツールの導入で業務の自動化や会議の効率化をすると、同じ人数でより多くの業務に対応できるようになります。生産効率がアップし、人件費の削減につながります。

◇コミュニケーションが取りやすくなる

チャット・オンライン通話といったツールなら、リアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能です。オンライン会議を採用すれば、会議室の準備などに要した時間・手間も節約できます。もちろん、テレワーク時も社員同士のコミュニケーションは容易です。

◇ミスが減らせる

どれだけ慣れている業務であっても、ミスが発生する可能性はゼロではありません。ツールの導入により、ミスの削減や業務の円滑化が期待できます。

◇マネージメントしやすい

タスクやプロジェクト管理ができるツールを導入すると、チームの業務が可視化されます。進捗確認やグループ・管理者への共有も容易です。管理者が業務の遅れ・漏れを逐一チェックし、早めに対処することもできます。

◇導入コストが低い

生産設備の増設や人員の補強にはコストがかかります。売上や利益の向上を目指すためとはいえ、コストが高ければその分、企業の負担は大きいです。しかし、ツールは低コストで導入できるため、コスト面の心配はあまりないといえるでしょう。大企業と比較して資金や人材に限りがある中小企業にとって、ツールの導入はメリットが大きいのです。

各種ツールを比較・検討してから選ぶ

業務効率化ツールには様々な種類があります。とにかく導入すればよいと思われがちですが、実際はツールごとに特徴や機能は異なります。そのため、自社の問題解決に適さないツールを選んでは思うような効果が得られず、今まで以上に業務が非効率になってしまうことも考えられます。どの業務に活用したいのかを明確にし、各種ツールを比較・検討したうえで最適なものを選ぶことが大切です。

書類を運ぶ男性

ツールの種類

業務効率化に役立つツールの主な種類としては、以下のようなものが挙げられます。

◇オンライン会議のツール

オンライン会議のツールを活用することで、社内での会議や取引先との打ち合わせもスムーズに行えます。画面共有ができるツールであれば、資料を事前に配布しなくても画面上で説明でき、事前準備を最小限に抑えられます。また、遠方にいる社員同士でコミュニケーションを取ることもできます。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも連絡を取り合うことが可能です。

◇名刺管理ができるツール

名刺管理ツールは、データ化した名刺画像を読み込んで一括管理するためのツールです。会社名・氏名・役職・連絡先などの分類やタグ付け、グループ分けも容易に行えます。名刺画像はスマホやスキャナーなどから取り込めます。

◇契約締結をスピーディーに行えるツール

一般的に、ビジネスにおける契約は紙の契約書と両社印鑑の押印が必要です。しかし、契約のたびに契約書の印刷・押印・郵送・返送といったプロセスを踏まなくてはいけません。電子契約システムを利用することで面倒なプロセスを省略できます。それにより、契約合意までの時間も大幅な短縮につながります。また、ペーパーレス化による経費削減、事務員の労働コスト削減も期待できます。

◇プロジェクト・タスク管理ができるツール

プロジェクトごとのタスク可視化や進捗情報の共有が行えるツールを利用すると、管理者は必要なサポートを迅速に行えます。担当者・期限を設定できるツールなら、タスク漏れも防げます。

◇社内稟議の簡略化をサポートするツール

消耗品購入や各種経費の申請を行い、決裁者から承認を得る流れを「ワークフロー」と呼びます。紙で運用していると申請のたびに稟議書を印刷し、部署ごとに承認をもらうといった手間がかかり、相当な時間が必要です。社内稟議の簡略化が可能なワークフローシステムを使えば、申請から承認・決済のプロセスが可視化され、時間短縮につながります。また、承認を得るために出社する必要もありません。近年増加しているテレワークにも対応可能です。

◇ルーチンワークの効率化ツール

事務作業などのルーチンワークの効率化ができるツールは、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)と呼びます。データ収集・入力といった作業を自動実行できるのが特徴です。エクセルを使用したデータ入力や帳簿作成、ダイレクトメールの送信、営業リスト作成などを行うことができます。昼夜問わずに稼働できるため、作業効率アップが見込めます。ミスの減少も期待できるでしょう。

選び方のポイント・導入時の注意点

キーボードを打つビジネスマン

◇ツール選びのポイント

業務効率化ツールを選ぶ際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

  • ・自社の課題に合ったツールを見つける
  • ・既存ツールとの相性を見極める
  • ・使い方が簡単なものを選ぶ

ツールを導入しても、自社の問題・課題が解決できなければ意味がありません。したがって、導入するツールが自社の課題に合っていることは大きなチェックポイントです。自社の問題・課題を明確にしたうえで、解決につながるツールを選択しましょう。また、既存ツールとの相性も確認しておきたいポイントです。相性が悪いと、データが移行できない、連携できない、使い勝手が悪いといった問題が発生しかねません。なお、ソフトのインストールが必要なツールの場合、パソコンの容量も忘れずチェックしましょう。さらに、従業員が使いこなせるツールであることも重要です。多機能なツールは便利な反面、使いこなすのが難しいことも少なくありません。社員誰もが使いやすい、簡単に扱えるツールを選びましょう。

◇導入時の注意点

導入時にも注意したいポイントがあります。

  • ・トライアルを活用して比較する
  • ・社内で運用の徹底を促す
  • ・セキュリティ対策を徹底する

自社に合うツールを見つけられたと思っても、導入するまでは本当に適したツールかどうかはわかりません。無料トライアルなどを活用して、いくつかのツールを比較することをおすすめします。もちろん、合わないツールを使用し続ける必要はありません。積極的に改善や見直しを行うことも大切です。

また、ツールを活かすために運用を徹底することも重要になります。せっかく導入しても、現場で使ってもらえなければ導入した意味がなくなってしまいます。社内説明会・研修会などで、ツールに関する情報を共有することが大切です。

セキュリティ面のチェックも忘れてはいけません。ツールは比較的低コストで導入できるものが多いですが、後々のトラブルを避けるためにも必ずセキュリティについて確認しましょう。重要な情報を扱うツールを選ぶ際は、ツールの運営会社やサポート体制、サーバーの管理体制などをチェックしてください。

業務の効率化にツールを活用しよう!

多様な働き方が求められる現代に必要なものの一つが業務効率化ツールです。それぞれのツールの特徴を比較し、自社の課題に合わせて最適なツールを選びましょう。また、ツールを導入するうえで注意したいポイントもあります。自社で使用する際に問題なく使えるか、既存ツールとの相性などを慎重にチェックしてから導入することをおすすめします。より自社に適したツールを活用したいときは、オリジナルツールの開発も検討してみませんか。

ハヤトテックでは最新技術を用いて、業務効率化のためのソフトウェア・システムの開発を行っております。課題や要望を細かくヒアリングし、価格以上の付加価値をプラスしたソフトウェアをご提供させていただきます。

エクセル業務効率化ツールの開発に関することならハヤトテックへ

会社名 株式会社ハヤトテック (英文社名 : HayatoTech, Inc.)
代表取締役 松葉瀬 宏一 Matsubase Hirokazu
設立 2015年3月
住所
  • IT開発部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松3135−6
  • マシーン営業部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松5962−10
電話番号
URL https://hayatotech.co.jp/
事業内容
  • ソフトウェア開発
  • コンピュータ製品の設計・製造・販売
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  • 産業車両、建設機械、関連商品の販売・買取り・仲介・修理・レンタル