WEBアプリケーション導入で業務改善!管理ツールで行える改善・具体例

WEBアプリケーション導入で業務改善!管理ツールで行える改善・具体例

WEBアプリケーション導入で業務改善!管理ツールで行える改善・具体例

ワークライフバランスの実現や効率化を促すために、多くの企業で業務に対する改善・取り組みが始まっています。無駄を省いて業務を自動化することにより、人手が少なくても必要な業務がこなせるという状態を作り出すことが可能です。こちらでは、顧客の管理にツールを活用したほうがよい理由や選び方、業務効率化が求められている背景、業務効率化の事例などをご紹介いたします。

WEBアプリケーションの導入による業務効率化と顧客管理

顧客の管理にツールを活用する理由をご存じでしょうか。業務の効率化や改善を図るうえで、顧客の管理ツールは非常に役立ちます。上手にツールを活用して管理業務に対する手間を省ければ、その他の業務に時間を割くことができます。選び方のポイントを踏まえながら、自社の希望・要望に合った最適な管理ツールを取り入れるようにしましょう。

管理ツールを有効活用する理由

管理ツールを有効活用する理由

顧客を管理するにあたり、ツールはおすすめの存在です。なぜ管理ツールを活用したほうがよいのか、その理由をご紹介いたします。

◇効率よく業務を行える

管理ツールの中でも、あらゆる顧客情報を取り込んで一元管理できるツールなら現状把握が可能です。営業進捗のグラフや表の作成、時間軸や顧客軸での比較・分析なども自動で行うことができます。営業担当の業務時間が効率的に使えるようになるでしょう。また、見える化しておきたいデータはどれか、課題解決のためにはどのデータを管理するべきかを整理でき、自社にとって最適な管理体制が明らかになります。

◇活用するためには最適な管理ツールの選択が大切

顧客数が限られており、管理に必要な情報が少ない企業であれば、エクセルなどのオフィスアプリケーションをツールとして活用できます。CRMシステムよりも短時間で運用がスタートできます。また、企業の事業子会社として親会社の特定業務のみを請け負っている企業、顧客が限定されている企業なら会計ソフトウェアで顧客管理が行えるため、こちらもCRMシステムは必要ありません。それでは、どのような企業がCRMシステムの活用を必要とするのかというと、あらゆる顧客情報をデータベース化して社内で共有・活用したいと考えている企業です。CRMシステムであれば、事業戦略や営業、マーケティングなどに管理データを活用できます。

管理ツールの選び方

管理ツールの選び方

管理ツールは多岐にわたり、それぞれ機能や特徴などが異なります。どのような基準をもとに管理ツールを選べばよいのか、ポイントを押さえておきましょう。

◇誰でも使いやすく操作性がよい

管理ツールを取り入れる場合、何より大事なのは誰でも使いやすく操作性がよいツールであるかどうかです。多彩な機能が豊富に搭載されたツールのほうが、より顧客を管理しやすいというイメージをお持ちの方もいらっしゃるでしょう。しかし、どれだけ高機能なツールであっても、使いこなすのにコツが必要だと管理に時間がかかる可能性があります。そのため、使い方がわかりやすく、画面などもシンプルなツールをおすすめします。また、動作速度も重要です。例えば、ちょっとした空き時間に管理ツールを使用したいとき、システムの立ち上げに時間を要するようでは利便性が悪く、誰も使いたがりません。動作が速く、ストレスなく使用できるものを選ぶことがポイントです。

◇使いたい機能が搭載されている

CRMツールなどには顧客管理以外にも、様々な機能が搭載されているものがあります。ツールによって搭載されている機能は異なっており、考えずに取り入れては管理業務などがうまく改善されず、余計なコストがかかってしまいます。そのため、自社の業務効率化にどのような機能が必要か、事前に確認しておきましょう。

◇使用する目的の明確化

使いたい機能が搭載されている管理ツールを選ぶためには、誰がいつ・どのような目的で使うのかを明確にする必要があります。例えば、外勤のスタッフだけが使うのか、内勤と外勤で併用するのか、顧客とのやり取りを記録しておきたいのか、やり取りの記録は別のツールで補えるのかなど、使うシーンを想定してみてください。想定することで、選ぶべき管理ツールが見極めやすくなります。

WEBアプリケーションの導入による業務効率化の事例とは?

多くの企業が業務効率化を課題としています。これから先、アプリケーションなどを用いた業務効率化の実現を無視することはできません。しかし、どうして業務効率化を図る必要があるのか、どのようなメリットがあるのか、具体的に理解していますでしょうか。他の企業が行っているからといった理由では、適した内容での業務効率化から遠ざかる可能性があります。業務効率化が求められている背景を押さえたうえで、具体的な例も確認しておきましょう。

業務効率化が求められている背景

業務効率化が求められている背景

業務効率化が求められている背景には、以下のような理由が考えられます。

◇労働人口が減少している

最も大きな理由は、人口減少に伴って労働人口が減少しているためです。2017年に国立社会保障・人口問題研究所が発表した推計によると、2015年に1億2709万人だった日本の人口は減少し続けており、2053年には1億人を割り込むと考えられています。まだ先のことのように思われますが、たった40年ほどで3000万人近く、現在の人口より4分の1程度減ってしまうのです。同時に出生率の低下や高齢化も日本の課題になっています。15~65歳の生産年齢人口の数も急激に減少する懸念があります。もうすでに高齢化社会であることは誰もが知っている事実です。現在よりも少ない人手で効率的に業務をこなせるかを考えることは、遠い未来ではなく直近の問題として迫ってきています。

出典:「日本の将来推計人口(平成29年推計)」(国立社会保障・人口問題研究所)

◇業務の無駄が省けてスムーズに行える

日々の業務をこなす中、ワークフローの見直しは意識しないとなかなかできません。業務効率化の前に、現在行っている業務の状態を見直し、無駄な部分や省略できる部分を洗い出すことから始めます。長期間見直しを行っていない業務なら、無駄を洗い出してワークフローを可視化することで、今までよりもスムーズに業務が行えるようになります。業務がスムーズになれば、仕事の速度を上げた場合と同じ効果が感じられるでしょう。

◇労働時間を見直すきっかけになる

働き方改革が本格的に施行されてから、日本でもワークライフバランスを求めるようになりました。仕事ばかりではなく、プライベートの時間も充実させたいと考える方が増えているのです。日本の企業風土には、限られた中でいかに効率よく業務を行うかという考え方はあまりありませんでした。しかし、これからはもっと効率よく業務をこなせるような工夫が必要不可欠です。業務効率化は無駄を省いて労働時間を見直すよいきっかけになるでしょう。

◇価値を生むことができる

日本人はとても勤勉な性格です。無駄や怠惰を嫌う傾向があるとされ、企業でもそれが強く現れている場合があります。例えば、余裕を持って事業の売上目標をクリアするより、努力して達成したほうが賞賛も大きいなどのケースです。しかし、本来の効果が同じであれば、前者のほうが価値は高いでしょう。余剰時間は余暇にあてたり、新しいフィールドにチャレンジしたりするほうが、新たな発展性が期待できます。業務効率化により、本来あるべき価値を生む余裕が生まれることにつながります。

業務効率化の具体例

業務効率化の具体例

ハヤトテックでは業務効率化をサポートしています。

1. 顧客管理システムと連携してショッピングサイトへ展開

ハヤトテックでは、比較的小規模なシステムの構築から対応できます。その際、セキュリティのために導入したのがProxyやVPNです。顧客管理システムと連携したショッピングサイトに事業範囲を広げ、LINEBOTで広告を流すシステム、商品受付を行うシステムなどの開発も行っております。また、コールセンター向けのシステムには、SIPサーバに接続して音声がテキストに変換できるシステムを構築したことで、作業効率の大幅アップを実現させました。

2. 言語学習アプリ

2021年5月時点、あらゆる言語が学べるアプリを開発中です。現時点では、外国の方が日本語を学ぶためのアプリとして開発に取り組んでおります。次のアップデートでは、日本人向けに外国語を学べるよう対応する予定です。

3. 加速度センサーを使ったドラム

いつでもどこでも音楽・リズムに囲まれた生活を送れるように…と、加速度センサーを使って着られるドラムを制作いたしました。業務効率化とはあまり関係がない分野ですが、面白そうだからという理由で着られるドラムを開発したのです。ドラムを着ていればいつでもパフォーマンスを行うことができます。

業務の管理・効率化にWEBアプリケーションの導入は必要不可欠!

「業務効率化にアプリケーションの活用は難しそう…」「今まで通りの管理ツールで問題ないから必要ないのでは?」と考える企業も多いでしょう。しかし、これから日本は労働人口が減り、少ない人数で効率よく業務を行わなくてはいけません。

また、ワークライフバランスも重要視されています。まだ先のことだからと思っていても、すぐにそのタイミングは訪れます。慌てて業務効率化に取り組むことのないように、早めの準備をおすすめします。管理ツールや各種アプリケーションなどを取り入れて、業務効率化を図りましょう。

WEBアプリケーション導入で業務改善!ハヤトテック サービスの流れ

業務改善のためにWEBアプリケーションの導入をお考えなら、ハヤトテックにお任せください。ハヤトテックでは、お客様の業務効率化をサポートする多彩なソフトウェア開発を承っています。こちらでは、ソフトウェ開発の企画から運用までの流れをご紹介します。

ハヤトテックでは、開発後のカスタマイズについてもご遠慮なくご相談ください。ご予算に合わせて最善の機能を持たせたソフトウェアを提案いたします。ご相談・お見積りなど、ぜひお気軽にお問合せください。

(1)企画 お客様が抱えるビジネス上の悩み、サービスやシステムに関するご要望や問題点をお伺いして課題を抽出・分析し、最適なソリューションの企画検討を行います。
(2)要件定義 お客様の業務や現行システムを拝見し、業務やシステムに必要な仕様、機能を策定します。
(3)設計 外部システムとのインタフェースを定義し、画面・帳票・メール等の機能仕様やデータベース定義等を設計します。必要に応じて、基本設計・詳細設計のように工程を細分化し、必要な粒度で実装仕様を検討します。
(4)プログラミング 業務やシステムに必要な機能をプログラミング言語を用いて実装します。
また、プログラミングやデプロイに必要なテスト環境を構築しつつ、必要な粒度でユニットテストを行い、バグの検出と修正を行います。
(5)テスト システム運用者・利用者の目線でシステムをテストします。
また、実際のユーザに、実際の業務・データを使ってシステムを操作していただき、稼働評価をしていただきます。
(6)リリース 必要な工程が終了し、お客様より稼働開始の判断が下されると、システムをローンチします。
(7)保守・運用 システムを継続的に運用するため、保守作業を行います。場合によっては業務の改善・見直しを進めることもあります。
システム運用のみも承ります。

WEBアプリケーション導入をお考えならハヤトテック

会社名 株式会社ハヤトテック (英文社名 : HayatoTech, Inc.)
代表取締役 松葉瀬 宏一 Matsubase Hirokazu
設立 2015年3月
住所
  • IT開発部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松3135−6
  • マシーン営業部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松5962−10
電話番号
URL https://hayatotech.co.jp/
事業内容
  • ソフトウェア開発
  • コンピュータ製品の設計・製造・販売
  • ITコンサルティング・システムの保守運用
  • 産業車両、建設機械、関連商品の販売・買取り・仲介・修理・レンタル
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