業務改善ツール導入をサポート!経費削減に最適なツールの費用・注意点は?

業務改善ツール導入をサポート!経費削減に最適なツールの費用・注意点は?


業務改善ツール導入をサポート!経費削減に最適なツールの費用・注意点は?

会社を経営するうえで様々な経費・コストがかかります。これらは業務改善ツールの導入によって、削減することにもつながります。しかし、実際にどのツールを利用したらいいのかわからない、どのような流れで経費削減が行われるのか気になる、費用はいくらなのかなど、いろいろと疑問点・不明点が浮かんでくるでしょう。こちらでは、ツールを取り入れて経費を削減する方法や導入にかかる費用、注意点などをご紹介いたします。

経費・コスト削減に向けた業務効率化とは?

経費やコストの削減と業務効率化は、切っても切り離せない存在です。経費削減と業務効率化のために、ツールの導入を検討してみましょう。ツールを使うことによる経費削減のアイデア、経費削減の手順をご紹介いたします。

オフィスワーク

経費削減のベストアイデア

経費を削減するためには業務の効率化を図る必要があります。それでは、どのように業務効率化を進めていけばよいのでしょうか。

◇人の手で行っていた作業をIT化・自動化

人件費は大きなコストです。人でなければできないことばかりだと業務の効率が上がりません。オペレーションを回すために必要な人材が多すぎると、人件費も増加しやすくなるのです。特にヘルプデスク・カスタマーサポートの問い合わせ対応といった定型回答が可能な業務であれば、チャットボットなどを利用するとよいでしょう。人が行うことはどれだけ慣れた作業であっても、ミスが発生するおそれがあります。ミスを防ぐという意味でも、IT化・自動化はとても有効です。
このように、ムダな人件費を削減するための方法としてIT化の検討は欠かせません。経費申請や業務管理など、人でなくても行える業務をIT化することで必要な人手を減らすことができ、人件費の削減につながります。

◇社内で行っていた業務をアウトソーシング

業務効率化には、業務のアウトソーシングという方法もあります。タスクを外注することで、自社の従業員にはよりコアなタスクに注力させられるでしょう。また、高い専門知識が必要なタスクを外注すると、その分野に長けている有能な人材が活用できることもメリットです。

ハヤトテックでは業務効率化を検討する企業のため、最新技術を活用したソフトウェアやシステムの開発に取り組んでおります。

電卓操作

経費削減の手順

経費やコスト削減のための具体的な方法は以下のとおりです。

◇1.かかっている経費を洗い出す

現在、何にどれだけの経費がかかっているかを洗い出すところから始めます。経費といっても、マーケティングにかかるもの、事務業務にかかるもの、オフィスの設備にかかるものなど、様々な種類があります。洗い出してみると、意外なところで経費がかかっていることが可視化できます。

◇2.改善の課題を見つける

かかっている経費を洗い出したら、次は改善するべきものなのかを判断していきます。据え置く経費と減らしたい経費に仕分けし、何を改善するべきなのか優先順位を決めます。

◇3.経費削減の目的を明確にする

改善の課題を見つけるとともに、経費削減の目的を明確にすることも大切です。何のために経費を削減するのかが明確にならないと、効果的な対策は行えません。また、経費削減にかかわるすべての従業員に共有し、目的を会社全体に浸透させることも重要です。経費削減の取り組みによって、業務の進め方や従業員を取り巻く環境は変化します。必ず従業員の理解と納得を得てから、経費削減に取り組みましょう。

◇4.目標と期間を設定する

経費削減の目的がはっきりしたら、目標と期間を設定します。コストダウンの課題は部署や項目ごとに異なるため、具体的に数値と期間を設定することがポイントです。数字に落とし込むとより経費削減に対する意識が高まり、会社全体で取り組んでいくことができます。

◇5.経費削減プランを実施する

いよいよ経費削減プランを実施します。1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月などの定めた期間で実施し、効果の分析や検証を行います。進展具合を比較・検討することで、選択した経費削減プランが正しいか、改善が必要な点はないかをチェックできます。

◇6.改善を行う

効果の分析・検証後、必要に応じて改善を行います。改善することでさらなる経費削減につなげられます。改善案は全従業員からアイデアを募集すると、従業員一人ひとりが経費削減に関して考えられるようになるでしょう。無駄なことを徹底的に削減することで、利益率の高い経営を目指しやすくなります。

ツール・システム開発にかかる費用や注意点とは?

業務改善や効率化に役立つツールを取り入れるにあたり、当然ながら費用がかかります。せっかく経費削減のためにツールを取り入れようと思っても、あまりに高額な費用をかけてしまっては削減にならないでしょう。業務改善・効率化に利用できるツールは多岐にわたりますが、人気・高額のツールが必ずしも自社に適しているとは限りません。十分に比較・検討したうえでツールを選ぶだけでなく、システム開発を依頼してより最適なツールを活用することも一つの方法です。システム開発した際の費用相場や注意点をご紹介いたします。

グラフとパソコン

システム開発の相場

業務改善や効率化を図るためのシステムを開発する場合、様々な費用がかかります。

◇システム開発にかかる費用相場

システム開発にかかる費用の相場は230万円程度です。ただし、システムの種類によっても大きく変わります。簡単なCRMシステムであれば、20万円ほどで開発できるものもあります。一方、大がかりな業務システムだと、最低でも400万円ほどかかるケースも少なくありません。システム開発にかかる費用には、プロジェクトの工数や開発難易度、使用する基盤、システム開始後に発生する変動などがあるため、計算するのは難しいでしょう。

◇費用は主に人件費で決まる

システム開発を依頼する場合、費用を決めるのは主に人件費です。システム開発の費用を算出する際、人月単価を用いている開発会社が多いです。そのため、開発会社のホームページを見てみると、システム開発の料金を具体的に提示している会社はほとんどありません。
人月単価とは、システムを開発するうえで必要な人数と一人当たりの作業期間を掛け合わせた単価で、人×月を意味しています。例えば、3人の技術者が2ヶ月でシステムを構築する場合は6人月が必要です。一人当たりの単価が50万円だとすると、3人×2ヶ月×50万円=300万円となります。
システムエンジニア・プログラマの単価と人数、技術者のスキルや開発規模によって費用の総額は大きく異なります。そのようなことから、システム開発を行う会社はヒアリングしてからでないと具体的な金額を提示できないのです。

◇技術者の単価相場

技術者の単価相場は、上級システムエンジニアなら100~160万円、初級システムエンジニアで60~100万円ほどです。また、プログラマの単価相場はシステムエンジニアよりも安く、大手企業のプログラマで50~100万円程度、下請け企業や個人事業主であれば40~60万円程度が相場となっています。注意してほしい点は、単価が高いからといってスキルの高い技術者が担当するわけではないことです。システム開発のために、子会社や委託会社に作業を依頼するケースも多く、自社の利幅を確保するために単価を高めに設定しているシステム開発会社もあります。単価が高いから質の高いシステムが構築できるとは考えないようにしましょう。

経費やコスト削減は多くの企業で課題となっています。課題解決のためにも、業務改善を図るツールの活用を検討してみませんか。

マネーのイメージ

システム開発時に気をつけること

経費・コスト削減が局所的に留まっては意味がありません。習慣化・効率化していく必要があります。

◇QCDを考えることが大切

QCDとは、Quality(品質)、Cost(費用)、Delivery(納期)の頭文字で、業務改善を行うために重要な3要素を指しています。品質を高めながら費用を抑え、納期を早めることができれば理想です。しかし、品質を求めると費用は上がりやすく、納期は延びやすいです。また、費用を抑えたり納期を早めたりすると、品質の低下につながる可能性も考えられます。
基本の優先順位は、品質>費用>納期です。互いにトレードオフの関係になっているため、まずは優先順位を念頭に置きつつ、それぞれを向上させていく必要があります。

◇目的を明確にする

業務改善にあたり、常に意識しなくてはいけないのは目標を明確にすることです。どのような業務改善を始めるにしても、目標がわかっていなければ何をするべきかはっきり見えてきません。抽象的な目的ではなく、具体的な目標を設定しましょう。目標を明確にして共有することで、従業員の業務改善の理解・協力につながります。

◇計画は長期的な目線で立てる

業務改善・効率化の取り組みを始めると結果を求めてしまいがちです。しかし、すぐに効果が出るわけではありません。長期的な目線で物事をとらえましょう。また、長期的に継続できないような内容だと、その後の業務に悪い影響が出たり、同じ課題に再びぶつかったりして、取り組み開始前よりも余計な工程が増えてしまいます。必ず長期的な目線で計画を立ててください。

業務改善や経費削減のサポートならハヤトテックへ

ツール導入にはまとまった費用が必要となるため、ためらう企業も多いかもしれません。また、すぐに結果が出ず、導入した意味はあるのか…と疑問に思うこともあるでしょう。しかし、その後を考えると導入することにはメリットがあります。経費・コスト削減や業務改善・効率化に向けて、積極的なツールの活用をおすすめします。

もちろん取り入れただけで満足せず、本当にそのツールが適しているかを定期的に確認し、改善が必要な点はためらわずに変えていけると、よりよい方向へと進んでいけるはずです。ハヤトテックでは、お客様が抱える課題やご要望をヒアリングしたうえで、業務効率化のためのソフトウェア・システム開発を行います。

業務改善ツール導入をお考えならハヤトテックへ

会社名 株式会社ハヤトテック (英文社名 : HayatoTech, Inc.)
代表取締役 松葉瀬 宏一 Matsubase Hirokazu
設立 2015年3月
住所
  • IT開発部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松3135−6
  • マシーン営業部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松5962−10
電話番号
URL https://hayatotech.co.jp/
事業内容
  • ソフトウェア開発
  • コンピュータ製品の設計・製造・販売
  • ITコンサルティング・システムの保守運用
  • 産業車両、建設機械、関連商品の販売・買取り・仲介・修理・レンタル