ITツールで業務効率化!WEBサービス利用の効果・クラウド型ツールの概要

ITツールで業務効率化!WEBサービス利用の効果・クラウド型ツールの概要

ITツールで業務効率化!WEBサービス利用の効果・クラウド型ツールの概要

業務の改善や効率化を目指す場合、WEBサービスを利用したツール・アプリケーションの導入がおすすめです。WEBサービスにも様々な種類があるため、自社の業務改善・効率化に必要なツールを見つけることがポイントになります。こちらでは、企業がWEBサービスを利用するメリットやアプリケーションの開発依頼時に注意するポイント、クラウドサービスの特徴、中小企業におすすめの理由などをご案内いたします。

WEBサービスを利用した業務改善のすすめ

WEBサービスを用いて活用するツールは、業務改善や効率化を実現させるために欠かせません。業務における改善とは、求められている役割・仕事(タスク)の実行を効率化することです。業務改善・効率化を実現することによって、時間的・人的コストの削減や生産性の向上も期待できます。各種サービスの利用は企業に多彩な影響を与えてくれるでしょう。より詳しいメリットやアプリケーション開発時の注意点を確認することも大切です。

サーバーのイメージ

サービス利用が企業に与えるメリット

業務改善・効率化のためにWEBサービスを利用するメリットには、次のようなものが挙げられます。

◇運用コストを下げられる

WEBシステムは、従来のスタンドアロン型やクライアントサーバ型と比較すると運用コストが下げられます。従来のタイプは、プログラムをクライアントのパソコンに配布する必要がありました。数十台または数百台という規模になれば、数日をかけて作業しなければなりません。当然、プログラム修正のたびに工数が発生するので運用コストが膨れ上がります。一方、WEBシステムであればプログラムを変更するときもサーバだけを差し替えれば完了です。従来の方法と比べても、大幅に作業時間や運用コストの軽減につながるでしょう。

◇保守・管理が容易に行える

従来のタイプでは、どのパソコンにどのようなバージョンのプログラムを使っているか、管理しなくてはなりませんでした。また、不具合が発生した場合、パソコンのログを取得してから調査を行う必要がありました。WEBシステムはサーバにだけプログラムが入っており、管理が容易に行えます。万が一不具合が発生してもサーバのログを調査するだけなので、保守や管理の手間をかけずにすむのです。

◇業務効率の改善につながる

WEBシステムはネットワークに接続しており、あらゆるシステムとの連携が可能です。処理した内容を自動でメールする、ワークフローでスムーズに業務を回すこともできます。システム化することで、業務効率の改善につながるでしょう。業務を効率化することで、生産性の向上に伴う利益の増大、従業員の満足度・業績のアップなども期待できます。

◇どこからでもアクセスができる

スタンドアロン型やクライアントサーバ型との大きな違いは、社内だけでなく社外にシステムが公開できる点です。セキュリティ対策やアクセス制限を行う必要はありますが、自宅にいてもWEBシステムにアクセスができます。新型コロナウイルスの影響でテレワークが推進される中、システム化することでテレワークでの業務効率もアップするでしょう。

スマホを操作する男性

アプリケーション開発依頼で注意すること

より業務改善・効率化を図るなら、自社に適したアプリケーションを開発して導入することも重要です。アプリケーション開発を依頼するときに注意したい点があります。

◇作りたいものを明確にする

発注する側はRFPと呼ばれる提案依頼書を作成します。開発の目的・背景を記載し、実現したいものを具体的に考える必要があります。どういったアプリケーションを開発したいか明確にすると、後の工程がスムーズに進められます。

◇価格を重視しすぎない

価格は開発会社を選ぶ基準の一つです。しかし、安さにだけ引かれて依頼してしまうと、品質が悪かった、納期通りに仕上がらなかったなど、何らかのトラブルが発生する可能性もあります。価値に見合った費用が必要と割り切り、安いという理由だけで開発会社を選ばないことも重要なのです。

◇保守や運用にかかる予算を組み込んでおく

つい忘れがちなのが、リリース後の保守や運用にかかるコストです。要件定義に入る前に、保守や運用にどれぐらいの予算をかけるかを考えておきましょう。

◇開発会社とのコミュニケーション

開発会社とのコミュニケーションは、プロジェクトを成功させるために重要です。依頼する際に担当者はコミュニケーションをとりやすい相手かどうか、確認しておくことをおすすめします。

◇外注先に丸投げしない

外注したらそれで終わりと考えている発注者の方は少なくありません。しかし、外注先だけに任せっきりにすると、開発を終えたときに理想の完成形とは違った、システムが機能せず作り直しが発生したなどのケースにつながりかねないのです。発注元はただ待っているだけにならないように注意しましょう。チームの一員として、積極的に参加することが大切です。

◇開発会社の強み・特徴を知る

システム開発会社には、それぞれ強みや特徴があります。過去に似たような機能・システムを開発したことがある開発会社であれば、そのときのプログラムを利用することで開発コストが抑えられます。プログラムを再利用できなかったとしても、一度開発した経験があればコストは多少なりとも抑えられるでしょう。きちんと強みや特徴を調べ、希望するシステムの開発実績を持つ開発会社に依頼することをおすすめします。

業務改善・効率化に役立つクラウド型ツールとは?

クラウド型ツールは現在、多くの注目を集めているシステムです。しかし、実際にどのようなものなのか、どんなメリットがあるのかを知らないままでは、本当に必要なサービスかどうかが判断できません。業務改善・効率化に取り入れるうえで、クラウドサービスの意味や中小企業におすすめの理由を確認しておくことをおすすめします。

アイパッドを操作する男性

クラウドサービスの概要

クラウド型サービスを利用する際に押さえておきたい知識として、どのようなサービスなのか、オンプレミス型との違いについてご紹介いたします。

◇サービスの意味

インターネット経由でサーバを利用することができるサービスです。物理的にサーバを設置する必要がないので、支払いの契約さえ済ませてしまえばすぐに利用できます。サーバの構築にかかる時間も数分~10分前後とスピーディーです。代表的なクラウド型サービスの例として、グループウェアや顧客管理システム、WEBメール、財務会計管理システム、バックオフィス、勤怠管理システム、ネットワークセキュリティ、在庫・生産管理などが挙げられます。

◇オンプレミス型との違い

クラウド型とは反対に位置するサービスとして、オンプレミス型があります。各種サーバや通信回線などを自社内に設置して、管理・運用するというものです。最近はクラウド型が主流となりつつありますが、それ以前はオンプレミス型が一般的な方法でした。利用者は自社内に限られるので柔軟性が高く、既存システムと統合しやすいなど、カスタマイズもしやすいです。自社に適したクラウドサービスが見つからないなどの場合もあるため、現在も様々なケースで用いられています。

セキュリティのイメージ

中小企業におすすめする理由

中小企業の業務改善・効率化にクラウド型サービスをおすすめする理由は、以下のとおりです。

◇どこからでもサービスを利用できる

クラウド型サービスには、インターネット経由で提供されるという特性があります。従来のサービスと違って社内ネットワーク上のアクセスのみに限定されないため、インターネットがつながれば外出先や出張先などからも容易に利用できます。それにより、直行直帰で無駄な残業の削減することも可能です。

◇テレワークを実現しやすい

テレワークを実現しやすいことも導入をおすすめする理由の一つです。上述したように外部からアクセス可能なため、働く場所を問わず個々のワークスタイルに対応することができます。また、出退勤の交通混雑といった従業員のストレスが減るので、生産性の向上などにもつながりやすくなります。

◇セキュリティが高度で安心

サービスを利用するうえでセキュリティ面は重要なポイントです。大切な情報をサーバに預けるのは不安と感じるかもしれませんが、クラウド型サービスは全体的にセキュリティが高度であり、安心して利用できます。セキュリティポリシーを確認し、安全性の高いサービスを利用しましょう。コストをかけることなく、高いセキュリティが実現可能です。

◇固定資産税を支払う必要がない

サーバを保有しないことで固定資産税を支払う必要がなく、会計処理の手間も減らせます。費用は月額料金や初期費用など、サービスの利用にかかるものだけです。

ツールを導入して業務改善・効率化を実現しよう!

業務改善・効率化を実現させるためには、ツールの活用が欠かせません。注目されているクラウド型WEBサービスなどは企業にとってメリットが多く、導入も容易に行えます。さらに、比較的費用も抑えられるという点も人気を集める理由といえます。自社のニーズに適したツールを導入して、業務改善・効率化に役立てましょう。

ハヤトテックでは、価格以上の付加価値をプラスしたソフトウェアをご提案しております。お客様と一緒に、最小限のリスクでより良いものを作り上げてまいりますので、お気軽にお問い合わせください。

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会社名 株式会社ハヤトテック (英文社名 : HayatoTech, Inc.)
代表取締役 松葉瀬 宏一 Matsubase Hirokazu
設立 2015年3月
住所
  • IT開発部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松3135−6
  • マシーン営業部:〒899-5652 鹿児島県姶良市平松5962−10
電話番号
URL https://hayatotech.co.jp/
事業内容
  • ソフトウェア開発
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